Gastbeitrag von Manfred Forst, Geschäftsführer, DMSFACTORY GmbH,
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Apple macht es seit Anbeginn vor, Microsoft hat spätestens mit Vista nachgezogen: Der Stellenwert einer leicht handhabbaren und auf die Arbeit des Einzelnen abgestimmten Benutzeroberfläche nimmt heute stetig an Bedeutung zu. Denn für den Anwender wird das Konglomerat der Anwendungen, aus denen heraus im IT-Untergrund eines Unternehmens Informationen erzeugt und verarbeitet werden, immer unübersichtlicher. Dabei ist für ihn nur wichtig, was vorne am Bildschirm herauskommt. Je komplexer das „Dahinter“, desto bedienungsfreundlicher muss also die Mensch-Maschine-Schnittstelle sein.
Für Hersteller von DMS-, Archiv- und anderen Backend-Technologien stellt dies eine große Herausforderung dar. Wer hervorragende Servertechnologie bietet, aber nur einen veralteten Client vorzuweisen hat, gerät schnell ins Hintertreffen. Auf dem Vormarsch sind daher kombinierte Lösungen aus hervorragender Backend-Technologie und anwenderorientierten, System unabhängigen Oberflächen.
Wie anwenderfreundlich eine Software ist, entscheidet immer häufiger über Akzeptanz der gesamten Lösung. Eine Benutzeroberfläche muss funktionale wie ästhetische Bedürfnisse befriedigen und ein effektives und effizientes Arbeiten ermöglichen. Die End-Nutzer/innen sind die eigentliche Zielgruppe bei der Softwareentwicklung. Auch die Administratoren müssen zwar mit dem System künftig arbeiten, viel wichtiger sind die zahlreichen Mitarbeiter/innen, ohne deren Akzeptanz eine Lösung schnell zum Scheitern verurteilt ist.
Bei Großunternehmen mag der Trend dahingehen, DMS-Funktionalitäten zunehmend in Portale oder führende Anwendungen einzubetten, anstatt neue Oberflächen zu etablieren. Andere Anforderungen hat hingegen der klassische Mittelstand. Dort werden vielmehr intuitiv zu bedienende Oberflächen benötigt, aus denen heraus sämtliche Geschäftsprozesse angestoßen werden.
Wir haben dies im Zuge unserer Tätigkeit als Systemintegrator schon früh erkannt und im Laufe der Jahre ein Frontend entwickelt, das sich für den Einsatz auf ECM/Archiv-Systemen wie beispielsweise Arcis, Saperion, FileNet oder IBM geeignet. Als aktiver Client konzipiert, bietet die Lösung sämtliche Standardfunktionen für das Scannen, Übernehmen, Archivieren, Recherchieren und Bearbeiten von Dokumenten, ist XML-basiert und vollständig auf dot.net aufgebaut. Bei der Entwicklung wurde auf insbesondere auf zwei Dinge geachtet: Schnelligkeit und Ergonomie. Konnektivität heißt ein weiteres Stichwort: Daten gebende und -nehmende Systeme lassen sich beliebig unter der Lösung vereinen, die Kommunikation funktioniert nach dem Plugin-Prinzip.
Die Option, einen alternativen Client zur gewählten ECM-Backend-Technologie zu nutzen, eröffnet den Anwendern zusätzlichen Benefit. Sie stellt aber auch für die Hersteller einen weiteren strategischen Erfolgsfaktor beim Vertrieb ihrer Produkte dar – in dem sie die Auftragswahrscheinlichkeit signifikant erhöht.
Mittlerweile ist der Ansatz über das reine Clientstadium hinaus: Nach diversen Weiterentwicklungen umfasst die Software sämtliche DMS-Standardfunktionen von der Erfassung bis zum Retrieval und bietet damit auch Einzelnutzern denselben DMS-Komfort wie Großanwendern. Die Ergonomie ist hier die Grundlage für die Akzeptanz der ECM-Lösungen.